How to Write a Professional Follow-up Email — Cách viết email follow-up chuyên nghiệp

Trong môi trường làm việc, việc gửi một đề xuất, một báo giá hay nộp hồ sơ xin việc rồi chờ đợi phản hồi trong vô vọng là điều rất phổ biến. Khi đó, một email nhắc nhở hay gọi là email follow-up là vô cùng cần thiết. Nhưng làm sao để nhắc nhở đối tác hay nhà tuyển dụng phản hồi mà không mang lại cảm giác thúc ép, phiền phức hay thiếu lịch sự?

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách viết email follow-up bằng tiếng Anh thật tinh tế, lịch sự và chuyên nghiệp, giúp nâng cao tỷ lệ nhận được phản hồi tốt.

I. Nguyên tắc vàng khi gửi email follow-up

Để email follow-up đạt hiệu quả cao nhất, bạn cần tuân thủ 3 nguyên tắc sau:

1. Thời gian gửi phù hợp

Đừng gửi email follow-up quá sớm khiến đối phương cảm thấy bị làm phiền.

• Đối với phỏng vấn xin việc: Nên đợi từ 3 đến 5 ngày làm việc kể từ ngày phỏng vấn hoặc thời hạn họ cam kết phản hồi.
• Đối với trao đổi kinh doanh: Nên đợi từ 2 đến 3 ngày làm việc.

2. Tiêu đề rõ ràng và giữ nguyên mạch email

Nên trả lời trực tiếp (reply) trên luồng email cũ để đối phương dễ dàng xem lại nội dung trao đổi trước đó. Nếu phải tạo email mới, tiêu đề cần nêu rõ:

• Follow-up: [Tiêu đề email cũ] hoặc Following up on [Chủ đề cuộc họp/dự án]

3. Ngắn gọn và lịch sự

Hãy đi thẳng vào mục đích hỏi thông tin, cập nhật tiến độ, không giải thích dài dòng hay đổ lỗi cho sự chậm trễ của họ.

II. Các cấu trúc và mẫu câu follow-up thông dụng

1. Cách mở đầu email follow-up nhẹ nhàng

• I am writing to follow up on my email sent last week regarding the project proposal. (Tôi viết thư này để tiếp tục theo dõi email tôi đã gửi tuần trước liên quan đến đề xuất dự án.)
• I hope you are doing well. I just wanted to follow up on our discussion yesterday. (Hy vọng bạn vẫn khỏe. Tôi chỉ muốn theo dõi thêm về cuộc thảo luận của chúng ta ngày hôm qua.)

2. Nhắc nhở một cách lịch sự

• I understand you are busy, but I wanted to check if you have had a chance to review the document. (Tôi hiểu bạn rất bận, nhưng tôi muốn kiểm tra xem bạn đã có cơ hội xem qua tài liệu chưa.)
• Could you please provide a quick update on the status of our invoice? (Bạn có thể vui lòng cập nhật nhanh tình trạng hóa đơn của chúng tôi không?)

3. Đưa ra thời hạn và lời kết thân thiện

• If you need any further information, please let me know. (Nếu bạn cần thêm thông tin gì, xin vui lòng cho tôi biết.)
• I would appreciate it if you could share your feedback by Friday. (Tôi rất trân trọng nếu bạn có thể chia sẻ phản hồi trước thứ Sáu.)

III. Mẫu email follow-up thực tế

1. Follow-up sau phỏng vấn xin việc (After a Job Interview)

Dear Ms. White,

I hope you are having a great week.

I am writing to follow up on the Marketing Executive position that I interviewed for last Tuesday. I thoroughly enjoyed meeting you and learning more about the team.

You mentioned that the company would make a decision by early this week. I am very interested in the role, so I wanted to check if you have any updates regarding the next steps.

Please let me know if you need any additional documents from my side.

Best regards,

Nguyen Van A

2. Follow-up khi đối tác chưa phản hồi đề xuất (No Response on Proposal)

Dear Mr. Taylor,

I hope this email finds you well.

I wanted to follow up on the collaboration proposal I sent on June 25th. I understand you have a busy schedule, but I would appreciate it if you could let me know your thoughts on our suggested plan.

I have attached the proposal document again for your convenience. Please let me know if you would like to schedule a brief call to discuss it further.

Sincerely,

Tran Thi B

IV. Lỗi phổ biến của người Việt khi viết email follow-up

Lỗi: Thúc giục đối tác quá trực tiếp hoặc tỏ thái độ thiếu kiên nhẫn

Người Việt đôi khi viết email nhắc nhở rất cộc lốc hoặc thể hiện sự khó chịu: Why didn’t you reply to me? hoặc Please answer my email now, I am waiting.

• Giải thích: Những mẫu câu này mang tính chất hạch hỏi, chỉ trích, gây mất thiện cảm nghiêm trọng. Bạn cần sử dụng các mẫu câu giả định nhẹ nhàng như wanted to check hoặc wanted to follow up.
• Cách viết đúng: I just wanted to follow up and see if you have had a chance to look at my previous email.

Lỗi: Đặt câu hỏi không rõ ràng về điều mình cần follow-up

Người Việt đôi khi chỉ viết: Hello, any update? mà không nói rõ là cập nhật về dự án nào, tài liệu nào, đặc biệt khi viết cho một đối tác nhận hàng chục đầu việc từ nhiều bên.

• Giải thích: Luôn nêu rõ tên dự án, chủ đề cụ thể hoặc tốt nhất là reply đè lên email cũ.
• Cách viết đúng: I am following up on the project proposal for the ABC website redesign.

V. Bài tập thực hành