English for Online Meetings — Tiếng Anh trong cuộc họp trực tuyến

Làm việc từ xa (remote work) và các cuộc họp trực tuyến qua Zoom, Microsoft Teams hay Google Meet đã trở thành một phần không thể thiếu trong công sở hiện đại. Tuy nhiên, việc tham gia một cuộc họp bằng tiếng Anh đôi khi vẫn khiến chúng ta e ngại. Làm thế nào để báo cáo rằng micro của bạn bị lỗi? Cách ngắt lời người khác một cách lịch sự để đóng góp ý kiến ra sao? Hay làm thế nào để xin phép chia sẻ màn hình của mình?

Bài viết này sẽ trang bị cho bạn trọn bộ từ vựng kỹ thuật, các mẫu câu giao tiếp chuyên nghiệp theo diễn biến cuộc họp, một đoạn hội thoại mô phỏng thực tế và các lỗi dùng từ phổ biến cần tránh để bạn luôn tự tin làm chủ mọi cuộc họp trực tuyến.

I. Từ vựng tiếng Anh về cuộc họp trực tuyến

Trong các cuộc họp trực tuyến, ngoài từ vựng chuyên môn công việc, bạn cần biết các thuật ngữ công nghệ để giao tiếp và xử lý các sự cố kỹ thuật:

• Host /həʊst/: Người chủ trì cuộc họp
• Co-host /ˌkəʊˈhəʊst/: Người đồng chủ trì
• Participant /pɑːˈtɪs.ɪ.pənt/: Người tham gia
• Mute / Unmute /mjuːt/ / /ʌnˈmjuːt/: Tắt tiếng / Bật tiếng
• Share screen /ʃeər skriːn/: Chia sẻ màn hình
• Virtual background /ˈvɜː.tʃu.əl ˈbæk.ɡraʊnd/: Hình nền ảo
• Lag / Delay /læɡ/ / /dɪˈleɪ/: Hiện tượng trễ hình/tiếng do mạng yếu
• Echo /ˈek.əʊ/: Tiếng vang, tiếng vọng âm thanh
• Drop off / Disconnect /drɒp ɒf/ / /ˌdɪs.kəˈnekt/: Bị ngắt kết nối, bị văng ra khỏi phòng họp
• Breakout room /ˈbreɪk.aʊt ruːm/: Phòng thảo luận nhóm nhỏ

II. Các mẫu câu giao tiếp theo tiến trình cuộc họp

Một cuộc họp trực tuyến chuyên nghiệp thường trải qua các giai đoạn từ chào hỏi, kiểm tra kỹ thuật cho đến thảo luận và kết thúc. Hãy cùng học các mẫu câu thông dụng cho từng giai đoạn nhé:

1. Bắt đầu và kiểm tra kỹ thuật (Starting & Tech Check)

Trước khi đi vào nội dung chính, người chủ trì hoặc người phát biểu thường kiểm tra kết nối âm thanh và hình ảnh của mọi người.

Mẫu câu kiểm tra kỹ thuật:

• Can everyone hear me clearly? (Mọi người có nghe rõ tôi nói không?)
• Can you see my screen? (Bạn có nhìn thấy màn hình của tôi không?)
• Your sound is a bit muffled. (Âm thanh của bạn nghe hơi bị nghẹt.)

Mẫu câu phản hồi của bạn:

• Yes, we can hear and see you fine. (Vâng, chúng tôi nghe và nhìn thấy anh/chị bình thường.)
• You are breaking up a bit. Could you repeat that? (Tiếng của bạn nghe hơi bị giật. Bạn có thể lặp lại câu đó không?)
• Sorry, I was on mute. (Xin lỗi, nãy tôi quên chưa bật mic.)

2. Trình bày và chia sẻ thông tin (Presenting & Sharing)

Khi đến lượt bạn phát biểu hoặc trình bày báo cáo.

Mẫu câu thông dụng:

• I would like to share my screen to show the report. (Tôi muốn chia sẻ màn hình của mình để trình bày báo cáo.)
• Let me walk you through the slides. (Để tôi trình bày chi tiết các trang slide này cho mọi người.)
• Please let me know if the slides are transitioning. (Vui lòng cho tôi biết nếu các trang slide có đang chuyển động không.)

3. Ngắt lời và đóng góp ý kiến lịch sự (Interrupting & Discussing)

Trong các cuộc họp trực tuyến, việc ngắt lời dễ gây cảm giác thô lỗ nếu không dùng đúng cấu trúc lịch sự.

Mẫu câu lịch sự:

• Sorry to interrupt, but I have a quick question here. (Xin lỗi vì đã cắt ngang, nhưng tôi có một câu hỏi nhanh ở đây.)
• Could I just jump in here for a second? (Tôi có thể chen vào một chút ở chỗ này được không?)
• I would like to add something to that point. (Tôi muốn bổ sung một ý kiến vào điểm đó.)

4. Kết thúc cuộc họp (Ending the meeting)

Mẫu câu khi cuộc họp hoàn thành:

• Thank you everyone for joining today. (Cảm ơn mọi người đã tham gia ngày hôm nay.)
• I will send out the meeting minutes later this afternoon. (Tôi sẽ gửi biên bản cuộc họp vào chiều muộn hôm nay.)
• Let’s wrap things up here. (Chúng ta hãy kết thúc cuộc họp tại đây.)

III. Mẫu hội thoại thực tế trong cuộc họp trực tuyến

Dưới đây là một đoạn đối thoại ngắn mô phỏng cuộc họp của một nhóm làm việc từ xa khi gặp sự cố kỹ thuật và thảo luận về dự án mới:

Host: Welcome everyone to our weekly sync. First, let’s make sure our audio works. Alex, can you hear me? (Chào mừng mọi người đến với buổi họp tuần của chúng ta. Đầu tiên, hãy chắc chắn rằng âm thanh hoạt động tốt. Alex, bạn có nghe thấy tôi không?)

Alex: Yes, I can hear you clearly. But Sarah’s video seems to be frozen. (Có, tôi nghe rõ. Nhưng video của Sarah hình như đang bị đứng hình.)

Sarah: Oh, sorry about that. My connection is a bit unstable today. Let me turn off my camera to save bandwidth. Is that better? (Ồ, xin lỗi mọi người nhé. Kết nối của tôi hôm nay hơi không ổn định. Để tôi tắt camera để tiết kiệm băng thông. Như vậy đỡ hơn chưa?)

Host: Much better! Thanks, Sarah. Now, I am going to share my screen to show the project timeline. Can you all see it? (Tốt hơn nhiều rồi! Cảm ơn Sarah. Bây giờ, tôi sẽ chia sẻ màn hình để hiển thị tiến độ dự án. Mọi người có nhìn thấy không?)

Alex: Yes, it is coming through now. (Có, màn hình hiện lên rồi ạ.)

Sarah: Sorry to interrupt, but the dates on slide three seem to be wrong. The deadline is next Friday, not Wednesday. (Xin lỗi vì đã cắt ngang, nhưng ngày tháng trên slide số ba hình như bị sai. Hạn chót là thứ Sáu tuần tới chứ không phải thứ Tư.)

Host: Good catch, Sarah! I will update that right after the meeting. (Phát hiện hay đó Sarah! Tôi sẽ cập nhật lại ngay sau cuộc họp.)

IV. Lỗi phổ biến của người Việt khi họp trực tuyến bằng tiếng Anh

Tránh các lỗi dùng từ và cách diễn đạt dưới đây để cuộc giao tiếp của bạn tự nhiên và chuyên nghiệp hơn:

Lỗi 1: Nói “My network is weak/slow” khi mạng yếu

Người Việt hay nói: My network is very weak today.

• Giải thích: Từ network thường chỉ hệ thống mạng lưới nói chung. Khi muốn nói về đường truyền internet của cá nhân bạn tại thời điểm đó, ta dùng từ connection (kết nối) hoặc cụm từ mô tả hành động.
• Cách viết đúng: My connection is unstable. (Kết nối của tôi không ổn định) hoặc I have a bad connection.

Lỗi 2: Dùng cấu trúc sai để nói về việc tắt/bật mic

Người Việt hay nói: Please open your microphone. hoặc Please close your mic.

• Giải thích: Với thiết bị điện tử kỹ thuật số, ta không dùng “open/close”. Thay vào đó, ta sử dụng các động từ chuyên biệt cho phòng họp trực tuyến là mute và unmute.
• Cách viết đúng: Please unmute your microphone. (Hãy bật mic lên) hoặc Could you mute yourself, please? (Bạn có thể tắt mic được không?)

Lỗi 3: Nói “I lost my screen” khi không nhìn thấy màn hình chia sẻ

Người Việt hay nói: I lost your screen.

• Giải thích: Diễn đạt này nghe không tự nhiên và dễ gây hiểu nhầm. Thay vào đó, hãy mô tả hành động cụ thể rằng bạn không thấy màn hình hiển thị hoặc màn hình không tải được.
• Cách nói đúng: I can’t see your shared screen. hoặc Your screen sharing is not loading for me.

V. Bài tập luyện tập

Dưới đây là một số câu hỏi trắc nghiệm giúp bạn ôn tập và ghi nhớ các từ vựng cũng như mẫu câu giao tiếp trong cuộc họp trực tuyến. Hãy chọn phương án chính xác nhất nhé.