Business Email Vocabulary — Từ vựng và cấu trúc viết email công việc

Viết email là một trong những hoạt động giao tiếp diễn ra liên tục hàng ngày tại công sở. Một email được viết rõ ràng, đúng văn phong không chỉ giúp công việc tiến triển thuận lợi mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong mắt đối tác và đồng nghiệp.

Tuy nhiên, người học tiếng Anh thường gặp khó khăn trong việc lựa chọn từ vựng và cấu trúc sao cho phù hợp với từng đối tượng: khi nào nên dùng phong cách trang trọng (Formal) và khi nào có thể dùng phong cách thân mật (Informal)? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải quyết triệt để vấn đề này.

I. Cấu trúc email công việc và từ vựng theo từng phần

Một email công sở tiêu chuẩn thường gồm 5 phần chính. Hãy cùng xem từ vựng và mẫu câu tương ứng cho cả hai phong cách:

1. Phần chào hỏi (Salutation)

• Formal (Dùng khi viết cho khách hàng, đối tác hoặc cấp trên):
  • Dear Mr. Smith, (Chào ông Smith - Mr./Ms. đi kèm họ Last Name)
  • Dear Hiring Manager, (Chào Quản lý tuyển dụng - khi chưa biết tên cụ thể)
• Informal (Dùng cho đồng nghiệp thân thiết hoặc trao đổi nội bộ):
  • Hi John, (Chào John - dùng tên riêng First Name)
  • Hi everyone / Hi team, (Chào cả nhà / Chào cả đội)

2. Lý do viết email (Reason for writing)

• Formal:
  • I am writing to inquire about the marketing budget. (Tôi viết thư này để hỏi về ngân sách tiếp thị.)
  • I am writing to inform you that the conference has been rescheduled. (Tôi viết thư này để thông báo rằng hội nghị đã được đổi lịch.)
• Informal:
  • Just a quick note to update you on the project. (Chỉ là một dòng ngắn để cập nhật cho bạn về dự án.)
  • Wanted to let you know that the meeting is starting soon. (Muốn cho bạn biết rằng cuộc họp sắp bắt đầu.)

3. Đưa ra yêu cầu hoặc đề nghị (Requests)

• Formal:
  • Could you please provide us with the updated report? (Bạn có thể vui lòng cung cấp cho chúng tôi báo cáo đã cập nhật không?)
  • I would highly appreciate it if you could confirm your attendance. (Tôi rất trân trọng nếu bạn có thể xác nhận sự tham gia của mình.)
• Informal:
  • Can you send me the report when you have a chance? (Bạn gửi cho mình cái báo cáo khi có thể nhé?)
  • Let me know if you can make it. (Báo mình biết nếu bạn tham gia được nhé.)

4. Đính kèm tài liệu (Attachments)

• Formal:
  • Please find attached the sales figures for this quarter. (Vui lòng xem file đính kèm về số liệu doanh thu quý này.)
  • I have attached the contract proposal for your review. (Tôi đã đính kèm bản đề xuất hợp đồng để ông/bà xem xét.)
• Informal:
  • Here is the file you asked for. (Đây là tài liệu bạn yêu cầu.)
  • I’ve attached the document below. (Mình đính kèm tài liệu bên dưới nhé.)

5. Chào kết (Closing & Sign-off)

• Formal:
  • Sincerely, (Trân trọng)
  • Best regards / Kind regards, (Kính thư)
• Informal:
  • Best, (Thân)
  • Thanks, / Talk soon, (Cảm ơn / Nói chuyện sau nhé)

II. Bảng so sánh phong cách viết email: Formal vs Informal

Để giúp bạn có cái nhìn tổng quan và dễ tra cứu, dưới đây là bảng đối chiếu trực quan giữa các cụm từ tương đương:

III. Lỗi phổ biến của người Việt khi viết email công việc

Người Việt khi viết email tiếng Anh thường mắc phải các lỗi cơ bản sau đây làm giảm độ chuyên nghiệp:

Lỗi 1: Dùng Mr./Ms. đi kèm tên riêng trong bối cảnh trang trọng

Người Việt hay viết: Dear Mr. John,

• Giải thích: Trong văn hóa phương Tây, ở bối cảnh trang trọng, từ danh xưng lịch sự Mr. (ông), Ms. (bà) chỉ đi kèm với họ (Last name), chứ không đi với tên riêng (First name). Nếu muốn thân mật, bạn hãy bỏ Mr./Ms. đi và chỉ dùng tên riêng.
• Cách viết đúng:
  • Trang trọng: Dear Mr. Smith, (nếu John Smith là tên đầy đủ của họ).
  • Thân mật: Dear John, hoặc Hi John,

Lỗi 2: Dùng sai từ loại đối với tài liệu đính kèm

Người Việt hay viết: Please find attach file.

• Giải thích: Từ attach là động từ nguyên mẫu, không thể bổ nghĩa trực tiếp cho danh từ file. Để diễn tả tài liệu được đính kèm, ta phải dùng phân từ hai đóng vai trò tính từ là attached.
• Cách viết đúng: Please find the attached file. hoặc Please find attached the file.

Lỗi 3: Trộn lẫn các mức độ trang trọng không đồng bộ

Người Việt hay viết: Bắt đầu email bằng Hi John, (thân mật) nhưng cuối email lại dùng Yours faithfully, (cực kỳ trang trọng dùng khi không biết tên người nhận). Lỗi này khiến email mất đi sự tự nhiên và đồng nhất về giọng văn.

• Giải thích: Hãy giữ nguyên một tông giọng trong toàn bộ email.
• Cách viết đúng:
  • Nếu mở đầu bằng Hi John, -> kết thúc bằng Best, hoặc Thanks,.
  • Nếu mở đầu bằng Dear Mr. Smith, -> kết thúc bằng Sincerely, hoặc Best regards,.

IV. Bài tập luyện tập